Constituer une LLC en Floride lorsque l’on réside hors des États-Unis

LLC ou corporation

Les deux choix courants sont la limited liability company, ou LLC, et la corporation. Toutes deux séparent le patrimoine personnel des propriétaires des dettes de l’entreprise lorsque l’entité est correctement tenue. La LLC est souple : ses propriétaires, appelés members, peuvent organiser la gestion et le partage des bénéfices largement comme ils l’entendent, et elle impose moins de formalités, comme les assemblées annuelles et les procès-verbaux. Elle peut être gérée directement par ses membres ou par un ou plusieurs gérants désignés.

La corporation a une structure fixe d’actionnaires, d’administrateurs et de dirigeants. Certains investisseurs extérieurs la préfèrent, et elle peut convenir à une société qui prévoit d’émettre des actions pour lever des fonds. Le choix entraîne aussi des conséquences fiscales américaines qui touchent différemment un propriétaire non résident. La corporation acquitte l’impôt fédéral sur les sociétés au niveau de l’entité, et l’impôt sur les sociétés de Floride peut également s’appliquer ; la LLC est par défaut fiscalement transparente, ce qui peut faire entrer directement un membre non résident dans le système fiscal américain. Ces conséquences doivent être comprises, avec un conseiller fiscal dans chacun des deux pays le cas échéant, avant le dépôt plutôt qu’après.

Le dépôt et l’agent enregistré

Une LLC est constituée par le dépôt d’Articles of Organization auprès de la Division of Corporations de Floride ; une corporation dépose des Articles of Incorporation. La dénomination doit se distinguer des noms déjà enregistrés et comporter une mention telle que « LLC » ou « Inc. ».

Toute entité de Floride doit maintenir en permanence un agent enregistré (registered agent) disposant d’une adresse physique en Floride pour recevoir les actes de procédure et les notifications officielles. Une boîte postale ne suffit pas. Un propriétaire étranger sans présence en Floride fait généralement appel à un prestataire commercial d’agent enregistré. L’entité indique aussi une adresse principale et une adresse postale, qui n’ont pas à se trouver en Floride, même si les banques demandent souvent une adresse aux États-Unis.

Le rapport annuel

Les entités de Floride déposent chaque année, entre le 1er janvier et le 1er mai, un rapport annuel auprès du Department of State pour rester actives. Ce n’est pas un état financier : il confirme les adresses de l’entité, son agent enregistré et ses gérants ou dirigeants. Le non-respect de l’échéance entraîne une pénalité de retard puis, à terme, une dissolution administrative, qui peut perturber les relations bancaires et les contrats. L’échéance doit être inscrite au calendrier dès la première année.

EIN, déclarations fiscales et banque

La plupart des entités ont besoin d’un Employer Identification Number, ou EIN, délivré par l’Internal Revenue Service pour ouvrir un compte bancaire, embaucher ou déposer des déclarations. Un propriétaire étranger sans numéro de sécurité sociale ni numéro d’identification fiscale ne peut pas utiliser la demande en ligne, mais peut déposer le formulaire SS-4 par fax ou par courrier.

Une LLC unipersonnelle détenue entièrement par une personne étrangère est en principe ignorée pour l’impôt sur le revenu, mais elle reste soumise chaque année à une obligation fédérale de déclaration d’information pour ses opérations avec son propriétaire, et les pénalités en cas d’omission sont lourdes. Les règles fédérales de déclaration des propriétaires de sociétés ont aussi évolué ces dernières années ; les obligations en vigueur doivent donc être vérifiées lors de la constitution.

L’ouverture du compte bancaire est souvent l’étape la plus difficile. Les banques appliquent leurs propres exigences d’identification et de vigilance, peuvent demander les documents constitutifs, la lettre d’attribution de l’EIN, l’operating agreement et le passeport de chaque propriétaire, et certaines exigent un rendez-vous en personne. Il est raisonnable de prévoir que ce processus prendra du temps.

L’operating agreement

La Floride n’exige pas le dépôt de l’operating agreement d’une LLC, mais même une LLC unipersonnelle a intérêt à en avoir un, et il est indispensable dès qu’il y a deux propriétaires ou plus. Il indique qui détient quoi, comment les apports sont effectués, comment les décisions sont prises et lesquelles exigent l’unanimité, comment et quand les sommes sont distribuées, ce qui se passe si un propriétaire veut se retirer, devient incapable ou décède, et comment les différends sont réglés. À défaut, les règles supplétives de la loi de Floride s’appliquent, et elles peuvent ne pas refléter l’intention des propriétaires.

Lorsque les propriétaires résident dans des pays différents, il est utile de préciser quelle version linguistique fait foi, comment les notifications formelles sont adressées d’un pays à l’autre, comment les réunions peuvent se tenir à distance, et quels droit et juridiction régissent un désaccord.

Ce qu’il faut apporter

Un entretien initial est plus utile avec les noms complets des futurs propriétaires et leurs pourcentages de détention, une brève description de l’activité et du lieu où elle sera exercée, le passeport de chaque propriétaire, la dénomination envisagée et une alternative, la structure de gestion prévue, ainsi que les documents de la société mère ou les contrats existants avec lesquels la nouvelle entité fonctionnera. Les documents rédigés dans une autre langue doivent être accompagnés de leur traduction anglaise.